TABLAS DINAMICAS

Posiblemente las hojas de cálculo, y por supuesto excel sea la aplicación más importante en las pymes e incluso en muchas grandes empresas.

Se usa excel para todo, agendas, planificación de la producción, tarifas, informes, facturación y contabilidad, plantilla, etc. Todo lo que os imaginéis casi seguro que se está haciendo en alguna empresa en excel.

Si mañana cuando fueráis al trabajo todas las hojas de cálculo hubieran desaparecido, la mitad de empresas de España tendrían que cerrar hasta que se solucionara el problema. Es un poco exagerado, pero no tanto como parece.

Una pequeña anécdota, es que después de acaba la carrera y ponerme a trabajar, me he ido encontrando o quedando con amigos de la facultad. Y todos me han dicho lo mismo…. casi todo es excel.

Las grandes empresas suelen utilizarlo menos de manera general porque disponen de potentes ERP. Las medianas empresas, creo que abusan de excel, pero para las pequeñas empresas o micro-empresas puede ser una herramienta muy potente si se utilizan todas sus opciones. Por eso he pensado en escribir una serie de artículos explicando las herramientas que considero más importantes. Tablas dinámicas, solver, macros, programación vba, etc

Así pues empiezo la serie para que todo el mundo pueda sacarle el máximo partido a sus aplicaciones excel. Y el primer artículo se lo dedico a las tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas nos permiten tratar de manera rápida y eficaz una gran cantidad de datos.

Para el ejemplo he utilizado datos reales de las estadísticas de dos páginas web. Yo trato todos los datos de estad´siticas de mis webs y de ingresos y costes, mediante excel. Al final del artículo he adjuntado la hoja excel con los datos y la tabla del ejemplo.

Lo primero para crear una tabla dinámica es prepara los datos a tratar. Cómo queremos controlar las estadísticas, mensuales, y anuales, los campos a crear son Año, Mes, el nombre de la Web, y los datos Páginas Vistas, Visitas y Usuarios Únicos Absolutos.

Los títulos de las columans se deberán de incluir en la selección de datos. Unos de los inconvenientes de las tablas dinámicas es la redundancia de datos. Observad, que tenemos que repetir el valor 2007, 2008, enero, etc, varias veces; mientras que con una base de datos relacional esto no ocurriría.

Una vez introducidos nuestros datos iniciales, vamos al menú Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos

Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde únicamente deberemos de pinchar en siguiente.Los gráficos dinámicos los veremos en otro artículo.

A continuación nos aparece una pantalla para seleccionar el rango de datos a utilizar en la tabla. En nuestro ejemplo, hemos utilizado una hoja entera del libro excel. Recordad algo muy importante, siempre que creéis una tabla dinámica como parte del rango de datos debéis de seleccionar los títulos de las columnas de datos.

Después de elegir nuestros datos, tenemos que decirle si queremos que cree la tabla en una hoja nueva en una existente. Hemos seleccionado una nueva, pero dependiendo de nuestra hoja de cálculo seleccionaremos una opción u otra, como más nos convenga.

Para pasar a la siguiente pantalla y poder concluir con el proceso de creación, vamos a darle un diseño inicial a la tabla, que modificaremos más adelante si no nos gusta el resultado. Para esto debemos de seleccionar el botón de Diseño

Aquí llegamos a una de las pantallas más importantes. En donde vamos a definir la estructura con la que se van a mostrar los datos seleccionados.

Consiste en arrastrar los botones de la derecha hasta las regiones en blanco que vemos. Fijaros que los botones son los títulos de las columnas de datos que hemos creado, y representan donde y como aparecerán representados los datos.

Nosotros hemos elgido las siguientes opciones

• Año, lo ponemos en el cuadrante página porque queremos ir separando los datos de manera anual y que no aparezcan los dos en la tabla.
• P. Vistas, Visitas y UUA en la sección de datos, porque son los valores que queremos tratar
• Web y Mes, uno en cada región para poder categorizar bien los datos.

No hace falta poner todos los botones ni rellenar todas las regiones, la única que siempre tiene que tener valores es la región de Datos

Un pequeño retoque que hacemos al diseño de la tabla, es cambiar los valores a mostrar en la tabla. En la imagen vemos que nos mostraría la opción contar P. Vistar, por lo que en cada mes tendríamos un 1 porque solo hemos metido un valor, si queremos ver el número de pa´ginas vistas, debemos poner el atributo suma.

Para esto, hacemos doble click sobre el botón y seleccionamos suma.

Aceptamos varias veces, y ya tenemos nuestra tabla dinámica. Cualquier variación que hagamos en el rango de datos seleccionados, se modificará aquí.

Pero puede ser que no se nos muestren los datos de la forma que habíamos pensado que iban a aparecer, que no queremos que los resultados se sumen, sino que se cuente, o se haga el promedio. Incluso nos apetece cambiar el formato proque es muy aburrido.

Todo esto y mucho más se puede hacer, con unos pocos clics, pero lo vemos en otro artículo, junto con los gráficos dinámicos.

Os adjunto un excel con los datos y la tabla dinámica creada en este ejemplo, por si queréis investiga y modificar.

PARA SER MAS ENTENDIBLE LA INFORMACION VER LOS SIGUIENTE VIDEO.

VIDEO PARA EXCEL 2007